Case

Smartare ärendehantering


Kunden och Utmaningen

Karlskoga-baserade Nobeli tillhandahåller tjänster inom business support. Nobeli hjälper sina kunder med allt från lönehantering och inköp till säkerhetsrådgivning och arkivtjänster.

Nobeli behövde ett smidigare sätt att hantera sina kunders löneärenden. Ärendehanteringen var spretig och avsaknaden av ett strukturerat sätt att spara bland annat ärendekommunikation gjorde det krävande att leva upp till kravet på dokumentering och arkivering av lönegrundande material, med mycket manuell handpåläggning som följd. Målsättningen var att skapa en samlad kontaktväg för alla ärenden, där dokumentering och arkivering var integrerat från start.

Lösningen

Vi på Nethouse förstod tidigt att Nobeli behövde samla sin ärendehantering till ett system. Det skulle innebära tidsvinster för Nobelis medarbetare och en ökad kvalitetssäkring. ”En väg in” blev ledord när vi började bygga den tekniska lösningen. Arbetet har skett i etapper eftersom behov i regel förändras efter hand som lösningen växer fram. Det här gjorde vi konkret:

  • Nethouse byggde ett kundunikt webbaserat ärendehanteringssystem med fokus på flexibilitet och användarvänlighet. För att möta Nobelis behov landande vi i en egenutvecklad lösning istället för ett låst standardsystem. Ett kundunikt system kan anpassas efter verksamheten, istället för tvärt om.

  • Vi möjliggjorde ”en väg in” som också är flexibel. Nobelis olika kunder har olika behov. Kundunika kontakt- och ärendeformulär kan enkelt anpassas utifrån behoven.

  • Vi skapade smarta funktioner som underlättar för användaren. En central databas med grundinformation om kunden möjliggjorde eliminering av dubbelarbete – samma uppgifter behöver aldrig fyllas i flera gånger.

”Nethouse sätt att jobba i etapper har passat oss perfekt. Vi har kunnat jobba hands-on utan att tappa långsiktigt fokus. Responsen från våra kunder är mycket positiv. När våra kunder säger att ”det här är det bästa som hänt”, så kan vi inte vara annat än nöjda med Nethouse och den här lösningen”

NINA FORSBERG AFFÄRSENHETSCHEF FÖR LÖN PÅ NOBELI

Resultatet

Utvecklingen av ärendehanteringssystemet skedde våren 2016, testades under sommaren och sjösattes skarpt på hösten samma år. Inom några månader kunde Nobeli räkna hem den ekonomiska investeringen. Andra konkreta effekter av det nya ärendehanteringssystemet är:

  • Ökad effektivitet – en bättre och säkrare kommunikationsväg mellan Nobeli och kunderna möjliggör en effektivare ärendehantering

  • Ökad kvalitetssäkring – säkrad informationsinhämtning och kontroll möjliggjorde en minskning av felhanterade ärenden.

  • Nöjdare kunder och medarbetare – den egna personalen upplever att de fått en enklare arbetsvardag och kunderna upplever att de får en bättre service.

Vill du veta mer?

Egenutvecklade och kundunika system är något vi på Nethouse tror starkt på. Det finns ett brett utbud av standardsystem på marknaden, men de innebär också risker i kostnader/möjligheter för anpassningar och vidareutveckling. Med ett egenutvecklat system styr din verksamhet utformningen baserat på de behov som finns.

Kontakta mig för mer information.
Ola Elmvik, konsultchef på Nethouse | 070-683 08 67 | ola.elmvik@nethouse.se

Fler kundcase