Case

Mer rättssäker kriminalvård med bättre internt stöd

När Kriminalvården beslutade sig för att göra om sitt mindre omtyckta intranät anlitades Nethouse för att leda arbetet. Projektet kom att handla mycket om fokus på verksamhetsnytta – att flytta fokus från den som skriver informationen, till den som ska använda den.

Kriminalvården är en statlig myndighet med ansvar för häkten, fängelser och frivård. De arbetar för att göra samhället till en säkrare och tryggare plats, men även med att minska återfall i brott. I uppdraget ingår också att utföra transporter mellan domstol, häkte och anstalt, samt för Polisens och Migrationsverkets räkning.

Kriminalvårdens intranät innehåller all information medarbetare behöver för att kunna utföra sitt uppdrag. Under många år har dock intranätet fått svidande kritik från de anställda. För att åstadkomma en förändring anlitades Nethouse för en initial förstudie som innefattade en nulägesanalys och förslag på åtgärder.

– Förstudien visade att det inte bara var svårt att navigera sig på intranätet, men att de anställda också hade lågt förtroende för innehållet. Det var helt enkelt svårt att veta om man kunde lita på informationen, eftersom mycket av materialet var gammalt, med en oklar avsändare, säger Åsa Danell, projektledare på Nethouse.

Förstudien utmynnade i ett projekt där Nethouse tillsammans med ett stort antal referenspersoner på Kriminalvården arbetade fram nytt innehåll samt nya tekniska lösningar. I februari 2016, efter ett års arbete, lanserades slutligen ett helt nytt intranät för Kriminalvården.

NYA LÖSNINGAR UTIFRÅN NETHOUSE ANALYSARBETE

  • Enklare att hitta: På det nya intranätet är det betydligt lättare att hitta svar på vanliga frågor som ”Hur beställer jag ny tjänstedräkt?” eller ”Vilka bisysslor får jag ha?”. Tidigare var innehållet organiserat utifrån vilken enhet som skapade informationen, inte utifrån användarnas perspektiv.
  • Fokus på den information som är viktigast för medarbetarna: Kriminalvårdare berättade under analysarbetet att de vill att intranätet ska fokusera mer på just deras arbete. Därför lades fokus under arbetet på att lyfta fram just den information som medarbetarna hade verkligt behov av.
  • Aktuell information: Alla 6000 sidor på det gamla intranätet gicks igenom så att man endast skulle spara det som fortfarande var relevant. En slutsats från förstudien var att en viktig framgångsfaktor var att de anställda måste kunna lita på att det som står på intranätet är det som faktiskt gäller.
  • Modernt verktyg: Efter förstudiearbetet släppte Kriminalvården tanken på intranätet som en renodlad informationssida. De konstaterade att de istället ville ha en modern ”verktygslåda”, som passar en modern myndighet.

Arbetet har drivits av projektledare från Nethouse, som också kommer hjälpa till att starta upp den nya organisationen som ska förvalta intranätet framöver.

– Ett framgångsrikt intranät handlar väldigt mycket om att förvalta innehållet på ett bra sätt. Nästa steg i arbetet är att ta fram lokala portaler, så att varje medarbetare kan få anpassad information på sin startsida, beroende på var i landet man arbetar, säger Åsa Danell, projektledare på Nethouse.

 

För mer information kontakta:

Stefan Ventura, Affärs- och verksamhetskonsult, Nethouse
stefan.ventura@nethouse.se +46 70 250 92 07