När Region Västernorrland skulle gå över till det nya journalsystemet Cosmic blev läkemedelsinformationen en särskilt utmanande del av migreringen. En stor mängd data kunde inte överföras automatiskt, vilket skapade både en administrativ flaskhals och ökade risker för patientsäkerheten.
Med hjälp av Nethouse utvecklades en receptrobot som kunde ta vid där den tidigare migreringen stannade. Resultatet har blivit mindre manuellt arbete, effektivare processer och betydligt färre riskmoment i vårdens vardag.
Vid övergången från det gamla journalsystemet NCS Cross till Cosmic migrerades stora mängder data – men läkemedelsinformationen visade sig vara extra problematisk. Tidigare försök att automatisera överföringen lyckades endast migrera cirka 94 000 läkemedel, medan ungefär en halv miljon läkemedelsuppgifter blev kvar i det gamla systemet.
Detta berodde bland annat på att behandlingsorsaker inte gick att översätta rakt av, till exempel ersattes informella orsaker som ”Mot högt blodtryck” av medicinskt korrekta termer som ”Hypertoni” i Cosmic. Dessutom fanns många läkemedel, styrkor, doseringar eller former inte direkt tillgängliga i det nya systemet, vilket försvårade en 1:1-migrering.
Den ofullständiga migreringen innebar stora risker för patientsäkerheten, eftersom läkare tvingades kontrollera läkemedelslistan i både det gamla och nya systemet – en tidskrävande manuell hantering.
Uppdraget från Region Västernorrland var tydligt: hitta en lösning som migrerar även de läkemedel som den tidigare roboten inte kunde hantera, och som kan användas i det nya systemet som redan är i drift.
Nethouse föreslog en semiautomatisk receptrobot som låter läkaren ange vilken patient som ska migreras. Receptroboten hämtar läkemedelsinformationen från det gamla systemet, kontrollerar vad som redan finns i Cosmic och flyttar sedan över det som saknas.
I de fall där roboten inte kan göra en fullständig migrering – exempelvis när läkemedelsinformation är ofullständig eller inkonsekvent – ställs en kontrollfråga till läkaren. Läkaren får då bekräfta eller korrigera uppgifterna innan receptet slutförs och signeras i det nya systemet.
Det här arbetssättet gör att läkaren får full kontroll över migreringen, samtidigt som den manuella arbetsbördan och risken för fel minskar markant.
– Vi har fått mycket positiv respons från de läkare som använder roboten. Receptroboten är ett bra exempel på hur teknik kan underlätta vardagen inom vården, samtidigt som patientsäkerheten stärks, säger Felix Hansson, IT-konsult på Nethouse,
Receptroboten har skickats ut till cirka 1000 läkare i Region Västernorrland – i praktiken en robot per användare – vilket möjliggör snabb och säker migrering i hela verksamheten. Genom att roboten automatiserar stora delar av processen minskar tiden för läkemedelsmigrering från cirka 15–20 minuter manuellt till i snitt 5 minuter per patient med roboten, och ännu snabbare ju mer användaren blir van.
Migreringen av ett enskilt recept tar i genomsnitt 16,4 sekunder när all data är korrekt, jämfört med 1–3 minuter manuellt. Robotens flerstegs-kontroller innebär att eventuella fel hoppar över receptet och kan hanteras utan att det påverkar resten av migreringen.
– Lösningen har potential att bli ett värdefullt verktyg inte bara för Region Västernorrland, utan för alla regioner som står inför liknande utmaningar med läkemedelsmigrering vid övergången till Cosmic. Vi ser redan nu stort intresse från andra regioner som vill se hur roboten fungerar i praktiken, säger Erik Sonnesson på Nethouse.
